Sådan synkroniseres Outlook.com-e-mailkategorier med Outlook 2013

Mange af os, der bruger Outlook.com kan også godt lide at drage fordel af at synkronisere med Outlook 2013 (a.k.a. Outlook desktop) for at få adgang til vores e-mail via denne Office-applikation.

Desværre har denne synkronisering nogle begrænsninger og svagheder. Den, jeg har lagt mest mærke til i min erfaring, er, at som standard ikke er synkroniserede e-mail-kategorier, der vises i Outlook.com (Outlook-kategorier svarer til af Gmail-etiketter). Men ved at undersøge noget, fandt jeg en løsning, der tillader yes we see i Outlook 2013 kategorier tildelt hver e-mailDette indlæg forklarer, hvordan man implementerer det trin for trin.

Sådan fungerer Outlook-kategorier

Først og fremmest synes jeg, det er godt at forklare, hvad der er de særlige kendetegn ved Outlook, der fører os til dette problem, men samtidig lade døren stå åben for løsningen (selvom hvis du vil have dig kan rulle og gå direkte til løsningstrinnene).

"

Da vi begyndte at bruge Outlook.com (webmail), fandt vi ud af, at denne der er allerede en række kategorier og filtre som standard , der arbejde uden at vi skal konfigurere noget. Blandt disse standardkategorier finder vi følgende:"

• Sociale opdateringer: Gruppe-e-mails fra Twitter. Facebook, LinkedIn og lignende
• Nyhedsbreve: er tildelt reklamer eller informative nyhedsbreve fra virksomheder
• Grupper: er tildelt alle e-mails fra distributionslister såsom Google Groups)
• Dokumenter eller fotos: tildeles i henhold til de vedhæftede filer, der er indeholdt i e-mails
• Forsendelsesopdateringer: Group Product Shipping Tracking Emails

E-mails tildeles disse og andre kategorier ved hjælp af filtre, der kommer som standard, som vi ikke kan redigere eller endda ved, hvad reglerne er. Vi kan dog oprette nye filtre, der tildeler e-mails til disse kategorier. For eksempel, hvis vi opdager, at kategorien Sociale opdateringer savner e-mails fra Pinterest, er en ny regel mulig, så sådanne e-mails tildeles den kategori.

Det er også muligt at oprette nye kategorier, som du kan oprette deres tilsvarende filtre og regler for, og det er også muligt at marker manuelt e-mails for at tildele dem en kategori, enten oprindelig eller brugeroprettet.

"

En gang her, hvis vi får adgang til Outlook.com gennem Outlook 2013, og vi har oprettet nogle brugerkategorier>, viser det sidstnævnte (og kun sidstnævnte), men i et begrænset omfang måde. Kategorier i Outlook 2013 har farver og giver dig mulighed for at udføre søgehandlinger, men disse kategorier synkroniseret ved første øjekast gør det ikke. Kun en farveløs blok med navnet på kategorien vises."

"

Hvad ville der ske, hvis vi i Outlook 2013 oprettede en kategori med nøjagtig samme navn, og tildelte den en farve? Svaret er, at fungerer til vores formål. Ved at oprette en tilsvarende kategori vil alle Outlook.com-e-mails med en etiket med det navn blive vist i Outlook 2013 med dens dobbeltkategori>"

Problemet, vi mangler at løse nu, er hvad man skal gøre, så de oprindelige kategorier også synkroniseres. Sådan løser du det og opnår fuld synkronisering.

"Første trin: Konverter alle indbyggede Outlook-kategorier til brugerkategorier"

"

Som forklaret før, er oplysningerne fra de manuelt oprettede kategorier allerede tilgængelige i desktop-Outlook, men ikke fra de indbyggede tags, som Microsoft inkluderer som standard i sin webmail. For at løse dette skal vi konvertere disse kategorier til brugerkategorier"

Vi kan opnå dette ved at oprette et filter/regel med følgende struktur:

"

For at oprette reglen skal vi klikke på indstillingsknappen i øverste højre hjørne, vælg Administrer regler>"

"

Dette skal gentages for alle de oprindelige kategorier, som vi ønsker skal vises i Outlook 2013. Og ideelt set brugerkategorien> "

"

Når det er gjort, vil vi sandsynligvis skjule de oprindelige oprindelige kategorier, så vi ikke har taglisten oversvømmet med dubletter. Vi kan gøre dette fra panelet Administrer kategorier>"

Ved at gøre dette slipper vi for at skulle se duplikerede kategorier, og samtidig kan vi kun arbejde med kategorier, der kan synkroniseres med skrivebordet. Men vi har brug for et trin mere for at fuldføre tricket.

Andet trin: Opret i Outlook 2013 en tilsvarende kategori for hver Outlook.com-kategori

… kategorier, der har nøjagtig det samme navn som Outlook.com

-etiketterne, som vi ønsker at synkronisere. Hvis der er en forskel på 1 tegn, vil Outlook ikke matche mellem etiketten, der kommer fra serveren, og den, vi lige har oprettet, så du skal bekymre dig om at matche navnene.

Så tildeler vi hver en farve, og hvis vi vil, en tastaturgenvej, og det er det! , vil alle Outlook.com-e-mails, der synkroniseres fra nu af, indeholde deres tilsvarende kategori eller farveetiket. Det bedste af det hele er, at det er ægte synkronisering, så når du tildeler en etiket til en e-mail fra skrivebordet, vil denne ændring blive afspejlet på serveren ( så længe den lokale og serverkategorinavne matcher).

Bonus: hurtige søgninger fra kategorier

For at få endnu mere ud af kategorierne kan vi forankre dem til linjen med hurtig adgang (listen over knapper, der er over båndet) et filter til hurtige søgninger i henhold til kategori.

"

For at gøre dette skal du først aktivere søgetilstanden>" "

Selvfølgelig giver Outlook-søgningen os som standard resultater fra alle mailmapper, når søgningen startes fra indbakken, og dette adfærd påvirker også kategorifilteret, som vi lige har fastgjort.Hvis vi vil ændre det for kun at få resultater fra den aktuelle mappe, skal vi gå til Fil (blå knap) > Indstillinger > Søg og der vælge Inkluder kun resultater fra den aktuelle mappe. Hvis vi i fremtiden vil lave en søgning, der inkluderer alle mapperne, er der ikke noget problem, for i søgepanelet er der mulighed for at ændre denne mulighed for særlige tilfælde (uden at ændre standardindstillingen)."